Cuando hablamos de cartera, también debemos hablar de facturación. ¿Qué es la facturación en tu empresa? Es la columna vertebral que sostiene a tu entidad, por eso debe realizarse de manera correcta, con un recurso humano idóneo y profesional en la tarea.

Una factura es un documento que refleja el servicio prestado a tus clientes. Es muy importante para tu empresa porque:

• Te permite conocer la liquidez de tu empresa.
• Te ayuda a identificar cuál es el producto o servicio que estás vendiendo y que más beneficios te genera.
• Te permite realizar un análisis más competitivo dentro del mercado.
• Te ayuda a controlar los cobros y pagos.

La cartera es el conjunto de servicios facturados a tus clientes que te proporcionan la solvencia económica o generan los activos financieros de tu empresa. Si no tienes un buen sistema de recaudo o permites que tus clientes no te paguen a tiempo, tu empresa no tendrá el dinero necesario para seguir creciendo. Por eso, aquí te enseñaremos cómo mantener una cartera al día.

La efectividad del recaudo de tu cartera depende de la ejecución oportuna de toda tu facturación. Esto requiere un equipo con alta experiencia y conocimiento en el área de cobranza. El equipo de cobranza debe tener competencias en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación, seguimiento, y orientación al logro y resultados.

De igual manera, recomendamos que la gestión de cartera, especialmente en el caso de clientes vencidos o de alto riesgo, sea coordinada con el área jurídica, dependiendo del monto total de la cartera.

1. Análisis y Planeación: En esta etapa, es crucial identificar a los clientes con facturas más vencidas y de mayor valor. Se deben clasificar según los plazos de vencimiento: 30, 60, 90 días o más. Esto nos permitirá identificar a los clientes más morosos y planificar nuestra estrategia de cobro.
2. Comunicación y Negociación: Una vez identificados los clientes morosos, debemos establecer una estrategia de comunicación clara y directa, utilizando los diferentes medios disponibles. Es importante detallar el valor de la deuda y las fechas de vencimiento. Dependiendo de la respuesta, podemos negociar un acuerdo de pago, según las políticas de la empresa.
3. Compromisos y Seguimientos: En esta etapa, es fundamental elaborar un acuerdo de pago junto con un acta de negociación, que incluya las fechas acordadas para el pago. Esto genera un compromiso por parte del cliente y permite hacer un seguimiento estricto y puntual del proceso. Si el cliente incumple el acuerdo, se debe proceder con el cobro prejurídico y jurídico.
4. Cobro Prejurídico y Jurídico: En caso de incumplimiento por parte del cliente, se debe considerar la exigibilidad mediante cobro prejurídico o jurídico. Es importante tratar de resolver el cobro antes de llegar a la instancia jurídica, ya que cuando un caso llega a este punto, la probabilidad de recaudo disminuye considerablemente y, por lo tanto, la eficacia del proceso de cobro se ve reducida.